Guía práctica para desarrollar reuniones eficientes

Todos hemos vivido la pesadilla de mirar el calendario y ver más de 30 horas de reuniones en una sola semana, y de preguntarnos “¿cuándo se supone que debo hacer mi trabajo ‘real’?” Esto comienza a afectar gravemente a la productividad en el trabajo, y además tenemos la sensación de saltar de una reunión a otra, y con una montaña de correos electrónicos acumulándose (esto lo abordaremos en otro post) tratando de mantener la cabeza fuera del agua y sobrevivir.

Llevamos trabajando mucho años con equipos observando patrones en torno a las reuniones y, a lo largo de estos años, se hizo cada vez más  claro que las reuniones en sí mismas no son el problema, si no la forma en la que se gestionan. La raíz tanto del problema como de las soluciones se reduce a procesos y comportamientos. Cuando los identificamos y comenzamos a ajustarlos, los problemas con las reuniones comienzan a desaparecer.

Aquí exponemos algunos tips para que los lleves a la práctica.

Agendas: Creo que todos sabemos que las reuniones deben tener agendas, pero esto en la práctica es sorprendentemente raro que se de. Muchas de las reuniones no tienen agenda y de las que la tienen, rara vez la siguen. En nuestra experiencia trabajando con equipos muchas personas de todos los niveles de las organizaciones, nos dicen que están muy frustrados con el tema de que las reuniones no tengan agenda, porque es una clara indicación de que el organizador de la reunión, no ha pensado en el propósito y los objetivos de la reunión. Si no tiene una agenda clara, ¿cómo se puede estar seguro de que se contará con la asistencia de las personas adecuadas? ¿Cómo sabes que las personas están preparadas para enseñar el trabajo requerido para la reunión? ¿Cómo sabes que la reunión es necesaria?

Mantener el tiempo: Una vez que se convoca una reunión con una agenda, hay que hacer el esfuerzo de cumplirla. Puede ser incómodo al principio interrumpir un debate  entre los participantes de la reunión o decir que casi no hay tiempo en esa reunión para abrir ese tipo de conversaciones, pero al final siempre se agradecerá que se cumpla el horario establecido para la reunión. Como organizador de la reunión tiene la responsabilidad de hacer que la reunión avance y alertar a los participantes de a qué hora tiene que concluir. Al final de la misma es el momento de recapitular las acciones y los próximos pasos a dar, y todos saldrán a tiempo y con las acciones claras para desarrollar cada uno. Si no lo hacemos así, todos sabemos que una reunión de treinta minutos se puede convertir en una de noventa.

Objetivo: Al comienzo de la reunión, el organizador debe indicar explícitamente el objetivo de la reunión, qué tipo de acciones se están buscando y si es necesario llegar a una decisión en la reunión. En las reuniones creativas o de ideación es fundamental compartir con anterioridad las presentaciones o los documentos con los que se va a trabajar en la reunión, para establecer un contexto claro del problema que queremos resolver y exponer con antelación a los asistentes que esperamos de ellos en la reunión.

Tangentes : Todos tenemos ejemplos de reuniones en las que hemos estado que se han ido por la tangente, y que olvidas por qué estabas allí. Este tipo de situaciones, cuando no se controlan, son una indicación de que el organizador no tiene el mando de la reunión. Una cosa es que se discuta una tema tangencial, durante un minuto o dos, y otra que se secuestre con ese tema, toda la reunión. Cuando se produce esto, cualquier persona en la reunión puede y debe intervenir y plantear la pregunta de si se necesita otra reunión para discutir este tema. El organizador puede apuntar en la pizarra la idea para al final de la reunión regresar a ella en caso de que sobre tiempo, o indicar que la anotó en sus notas para darle seguimiento más adelante. El secuestro de la reunión por este tipo de conversaciones o temas tangenciales, da como resultado aún más reuniones porque ahora se necesita una nueva reunión, para discutir el tema inicial, y en otras ocasiones se produce que se discutan temas en el grupo de personas equivocado, manteniendo a las personas en la reunión como rehenes para tratar un tema para el que no estaban convocados para discutir en esa reunión.

Actuación: Aprendí hace mucho tiempo que si sales de una reunión sin acciones claras, entonces la reunión no debería haberse realizado y otra cosa muy importante es que las acciones no son nada sin el seguimiento. Al comienzo de la reunión, se traen las acciones que hemos acordado en la última reunión, y las personas comentan su actualización sobre la acción, luego, al final de la reunión, se recapitula sobre las nuevas acciones que se han acordado durante la reunión. El día antes de cada reunión se hace un seguimiento de la tabla de acciones, recordando a cada persona que tiene que estar preparada para informar sobre sus acciones en la próxima reunión.

Declinar: Este es el cambio de comportamiento más simple de todos, simplemente di no a reuniones y rechazar algunas de las reuniones a las que te convoquen. Rechazar reuniones no significa ignorarlas ciegamente, significa delegar las cosas que se pueden entregar a otro miembro del equipo para que las cubra, buscar otras formas en las que se pueda estar  informado de las decisiones de esa reunión. 

Resumiendo, el proceso para desarrollar reuniones eficientes es: escribir una agenda, enviar la agenda la noche anterior a la reunión (estableciendo las bases para poder tener el punto de partida de la reunión) cumplir con la agenda establecida en la reunión y hacer un seguimiento de las acciones acordadas en la reunión.

Todos estos cambios de comportamiento conducen a desarrollar mejores reuniones, ser más productivos, y a tener un mejor ambiente de trabajo para todos.

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